Dépôt des comptes annuels

Modalités du dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels consiste à déposer les documents juridiques et comptables de l’entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce.

Le dépôt des comptes est obligatoire uniquement pour les sociétés commerciales (société par actions simplifiée (SAS), société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), société à responsabilité limitée (SARL), entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL), société anonyme (SA), etc.). Les sociétés civiles comme la société civile immobilière (SCI) par exemple, ne sont pas concernées.

Les comptes annuels doivent être déposés dans les deux mois suivant leur approbation par l'assemblée ordinaire des associés ou par l’associé unique.

En cas de non-dépôt, la société s'expose à une sanction pénale, voire civile, en cas de dépôt de plainte de toute personne intéressée (associé, salarié, etc.).

Traitement des comptes déposés

Depuis le 1^er janvier 2023, le dépôt des comptes annuels s’effectue, en ligne, sur le Guichet unique. Les comptes annuels sont transmis automatiquement au greffe du tribunal de commerce dont l’entreprise dépend.

Après validation par le greffe compétent, l’information est transmise au Registre national des entreprises (RNE) et publiée sur DATA INPI. Le greffe publie d’office l’information au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (Bodacc).

Dans certains cas, la confidentialité des données peut être demandée. En cas d’irrégularité du dépôt ou du rejet du greffe, une notification est adressée à l’entreprise.

Si le dépôt dématérialisé se fait uniquement sur le Guichet unique, le dépôt papier des comptes annuels est toujours possible auprès du greffe, conformément aux articles L232-21 et suivants du Code de commerce.

Réalisation du dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique

Le dépôt de comptes annuels sur le Guichet unique comporte plusieurs étapes.

Le déclarant doit tout d’abord préciser la nature du dépôt qu’il entend effectuer (comptes relatifs à une entreprise ou à un groupe) et s’il s’agit d’un dépôt initial ou rectificatif.

La nature des documents à déposer sur le guichet dépend de la forme juridique de l’entreprise, certaines entreprises pouvant être dispensées de déposer des annexes.

Enfin, certains types d’entreprises peuvent demander soit la publication partielle, soit la non-publication des documents comptables. Dans ce cas, il est nécessaire de joindre aux pièces comptables qui constituent le dépôt un document complémentaire (déclaration de publicité simplifiée ou déclaration de confidentialité).

Préparer et suivre le dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique

Afin de faciliter la démarche en ligne, il est recommandé au déclarant de préparer son dépôt en amont en vérifiant précisément dans quelle situation réglementaire il se trouve au vu de la forme juridique de son entreprise.

Coût du dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique est gratuit. Si des frais sont demandés, ils sont liés aux frais de greffe et de publication au Bodacc.

Son montant sera précisé au moment du paiement.

Paiement du dépôt des comptes annuels

Pour effectuer le paiement, le Guichet unique propose, au choix, le règlement :

• Par carte bancaire via un module de paiement sécurisé ;
• Par l’intermédiaire d’un compte de paiement INPI. Cette modalité est particulièrement adaptée aux déclarants et aux mandataires qui réalisent un nombre important de formalités.

Signature du dépôt des comptes annuels

Pour signer le dépôt des comptes annuels sur le Guichet unique, il convient de vous munir d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié fourni par un organisme de certification afin que l’identité du signataire puisse être vérifiée par le valideur.

Pour vous aider dans votre choix d’un organisme fournisseur, l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) met à votre disposition une liste des organismes de confiance.

Le titulaire du certificat de signature électronique peut être une personne physique ou morale. En revanche le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).

Si vous ne disposez pas d’un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, vous pouvez effectuer votre déclaration en vous connectant sur le Guichet unique via FranceConnect+. Ce dispositif, entièrement gratuit, permet de vous authentifier de manière renforcée et se substitue à l’obligation de signature avancée.

Suivi de la formalité

Depuis son tableau de bord accessible depuis la rubrique « Suivre » sur la page d’accueil du Guichet unique, le déclarant peut accéder à l’ensemble des formalités et actions effectuées.  

Le Guichet électronique des formalités d’entreprises (Guichet unique) est un portail internet sécurisé, auprès duquel toute entreprise est tenue de déclarer sa création, la modification de sa situation, la cessation de ses activités et peut déposer ses comptes annuels.