Avant d’entreprendre toute démarche sur le site Guichet unique, le déclarant doit d’abord se préparer et définir son projet de création d’entreprise.
Retrouvez toutes les informations (les étapes clés de la création d’entreprise, définir son projet, les différents noms de l’entreprise, etc.) dans la rubrique «  Se préparer à la création d’entreprise ».
 

Pour pouvoir réaliser une formalité d’entreprise, le déclarant est invité à d’abord s’assurer qu’il dispose des différents éléments et justificatifs requis.
Pour toute formalité d’entreprise le déclarant doit notamment être majeur (sauf cas particulier *) et avoir en sa possession :

• une pièce d’identité à jour ;
• un justificatif de domicile ;
• et un numéro de sécurité sociale.

*Cas particulier des mineurs : En dessous de 16 ans, il n’est pas possible d’être chef d’entreprise. Entre 16 et 18 ans, le mineur non émancipé peut exercer en entreprise individuelle des activités artisanales ou libérales, sur autorisation parentale détaillant les actes de gestion (création et gestion courante de l'entreprise). Les actes d’achat et revente lui sont cependant interdits. Le mineur non émancipé peut diriger une SASU ou une EURL. Le mineur émancipé par décision judiciaire peut être autorisé à diriger une entreprise individuelle (commerçant, artisan ou profession libérale) ou être associé/dirigeant d'une société, quel que soit le statut juridique. S'il souhaite être commerçant, diriger, être membre ou associé d'une SNC, être associé commandité d'une société en commandite simple (SCS) ou par actions (SCA), il doit cependant y être autorisé expressément : soit par le juge des tutelles au moment de la décision d'émancipation, soit par le président du tribunal, s'il fait cette demande après avoir été émancipé.
Ensuite, pour chaque formalité d’entreprise le déclarant devra joindre obligatoirement un certain nombre d’autres justificatifs. Les informations et pièces justificatives à fournir sont détaillées dans la page : « Justificatifs et pièces annexes dans les formalités d’entreprises ».

L’exercice de certaines professions ou activités, dites "réglementées", requiert des conditions particulières (diplômes, qualifications...).
Pour vérifier si vous devez obtenir des autorisations spécifiques pour exercer une activité et donc réaliser des démarches administratives complémentaires, consultez la rubrique dédiée : « Les activités et professions réglementées ».

Pour des raisons liées à leur activité ou à une condamnation antérieure, certaines personnes peuvent aussi faire l’objet d’une interdiction de gérer une entreprise. Par ailleurs, les personnes interdites bancaire vont devoir engager des démarches particulières.
 

En cas d’incompatibilités liées à l’activité du créateur d’entreprise

Le déclarant doit aussi vérifier la compatibilité de son activité avec la forme juridique de l'entreprise (ex. : l'exercice d'une activité commerciale n'est pas compatible avec certaines professions ou formes juridiques de l'entreprise). Afin d'en savoir plus sur les incompatibilités liées à une activité, il peut être utile de se rapprocher de l'organisation professionnelle compétente.
 

En cas d’interdiction bancaire du créateur d’entreprise

Une personne en interdit bancaire peut créer ou reprendre une entreprise. Cependant, elle risque de rencontrer des difficultés pour ouvrir un compte en banque au nom de l'entreprise. Dans ce cas, elle peut exercer son "droit au compte" :

• soit en demandant au guichet bancaire qui lui a refusé l'ouverture d'un compte de transmettre à la Banque de France les informations permettant à celle-ci de désigner d'office un établissement bancaire chargé de lui ouvrir un compte. Cette procédure est réservée aux entrepreneurs individuels ;
• soit en se rapprochant directement de la Banque de France afin de demander la désignation d'office d'un tel établissement, quelle que soit la forme juridique de l'entreprise. Le compte ouvert fonctionnera de manière simplifiée : il sera possible d'obtenir l'argent crédité sur le compte mais le découvert sera impossible.
   

En cas d’interdiction de gérer ou diriger pour le créateur d’entreprise

Suite à une condamnation prononcée par une juridiction commerciale, civile ou pénale, certaines personnes peuvent rencontrer un obstacle à l’exercice d’un mandat social dans une société ou de la gestion d’une entreprise individuelle.
Le périmètre des fonctions et des activités dont l’exercice est interdit, ainsi que la durée de cette interdiction sont modulables. Il importe de bien analyser le sens de la décision ayant prononcé une interdiction, afin d’étudier la nécessité d’en solliciter la mainlevée éventuelle.
L’appui d’un professionnel du droit peut s’avérer nécessaire.

Les données d’une formalité d’entreprise peuvent être saisies sur le site du Guichet unique par :

• soit le déclarant via le site du Guichet unique ;
• soit  un mandataire, auquel le déclarant aura fait appel pour réaliser la formalité pour son compte.
   

Si c’est un mandataire qui saisit les données de la formalité, il peut également le faire par un autre mode de transmission via API (son propre système d’informations). Quel que soit le mode de transmission (interface web ou API) les mêmes informations et documents sont nécessaires.
 

Fonctionnement du Guichet unique pour la saisie des données

Pour saisir les données d’une formalité d’entreprise sur le site du Guichet unique, le déclarant doit remplir un formulaire personnalisé interactif et joindre des pièces justificatives. Quelle que soit la formalité à accomplir, le déclarant est invité à se rendre sur la partie « Déclarer » une formalité d'entreprises. Pour garantir la qualité des données et réduire les risques de rejet par les organismes en charge de la validation des formalités, le guichet procède à différentes vérifications selon les étapes de la saisie.

Accéder à la formalité

Depuis l'onglet "Créer une entreprise", l'interface guide le déclarant pas-à-pas dans le formulaire interactif pour s’assurer qu’il renseigne toutes les informations requises et joigne les justificatifs nécessaires pour déclarer sa formalité.
La première étape consiste à recueillir des informations essentielles caractérisant la future entreprise et définissant le cadre de saisie qui sera proposé au déclarant. Attention, les données fournies lors de cette étape ne pourront plus être modifiées par la suite.

A noter :
-    Il est conseillé au déclarant de nommer son dossier (ce qui n’a aucune incidence sur les données de l’entreprise) afin d’identifier plus facilement par la suite sa formalité dans son tableau de bord.
-    Le déclarant peut renseigner les différentes informations dans l’ordre de son choix (en cliquant sur la rubrique choisie) et, à tout moment, il pourra enregistrer sa saisie pour la finaliser ultérieurement.

Pour les formalités de modification, le déclarant doit d’abord sélectionner l’entreprise qu’il souhaite modifier.

• Soit il s’agit d’effectuer une formalité modificative relative à cette entreprise pour la première fois sur le guichet : il est alors nécessaire d’identifier préalablement l’entreprise (à partir de son numéro SIREN) dans les bases d’information. Des vérifications peuvent être requises pour s’assurer que le déclarant est bien autorisé à effectuer une modification sur cette entreprise ;
• Soit cette entreprise est déjà associée au compte utilisateur. Elle sera alors automatiquement proposée dans la liste des entreprises associées.
   

Une fois que l’entreprise a été correctement identifiée, il suffit de la sélectionner et de choisir l’option « Effectuer une formalité de modification ». La formalité de modification consiste à modifier directement dans le formulaire les rubriques qui nécessitent une mise à jour.

Lorsqu’il souhaite réaliser une cessation d’entreprise, le déclarant doit réaliser une formalité mettant fin à l’entreprise et ayant pour conséquence l’indication de la mention « radiée » au sein du registre national des entreprises.
Pour ce faire, il doit sélectionner l’entreprise concernée et opter pour le formulaire « cessation de l’entreprise », qui est différent du formulaire de création et de modification et requiert des informations propres à la cessation.

Lorsque la formalité a été vérifiée par le Guichet unique, une synthèse de celle-ci est mise à disposition du déclarant. Cette synthèse reprend les différents éléments déclarés et propose le décompte des éventuels frais à acquitter pour le traitement de la formalité par les destinataires qui effectuent la validation des données de l’entreprise.
Les tarifs dépendent de la nature de l’entreprise concernée et des réglementations. Retrouvez le détail des tarifs en vigueur dans la page dédiée.

Pour effectuer le paiement, le règlement peut s’effectuer :

• Soit par modalité directe : paiement par carte bancaire via un module de paiement sécurisé.
• Soit par modalité indirecte : via un compte associé à l’utilisateur qu’il est possible d’alimenter par virement (carte bancaire ou prélèvement). Cette modalité est notamment adaptée aux déclarants qui réalisent un nombre important de formalités, car elle évite des paiements unitaires.

La dernière étape de la formalité d’entreprise, après le paiement, est la signature. Cette signature vaut transmission de la formalité auprès des destinataires chargés de la validation ou à ceux pour qui l’inscription fait l’objet d’enregistrement dans les systèmes administratifs.

Signer une formalité de création d’entreprise

La signature électronique, (niveau de signature dit « simple ») est générée par le guichet par le clic du déclarant sur le bouton prévu à cet effet. La formalité change alors de statut et entre dans sa phase de validation. Elle n’est alors plus modifiable.

Signer une formalité de modification et de cessation d’entreprise

Pour ces deux types de formalités le niveau de signature est dit « élevé », les règles de droit prévoyant que toute formalité de modification ou de cessation nécessite de se munir d'une clé et un certificat de signature. Ces formalités doivent ainsi être signées au moyen d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, conformément aux exigences de la réglementation européenne (règlement eIDAs).

Le déclarant peut suivre en ligne l’avancement de  toutes ses formalités. Depuis son tableau de bord, la rubrique « Suivre » sur la page d’accueil permet d’accéder à l’ensemble des formalités déposées sur le Guichet unique (traitées ou en cours de traitement) pour en faire le suivi.

Quels sont les différents statuts d’une formalité d’entreprise sur le site Guichet unique ?

Chaque formalité est accessible pour consultation ou modification sur le Guichet unique via une fiche synthétisant les éléments déclarés. En fonction de son état d’avancement, une formalité peut avoir différents statuts. Et selon le statut de la formalité, le déclarant a différentes possibilité d’actions.

En brouillon : statut des formalités enregistrées en cours de saisie. A ce stade, le déclarant peut compléter la saisie ou supprimer le brouillon.

En attente de paiement : statut des formalités validées par le déclarant et vérifiées par le système, mais qui sont en attente de paiement.

A ce stade, le déclarant peut :

• consulter la synthèse de la formalité et le détail des coûts exigés ;
• effectuer le paiement ;
• annuler la validation pour reprendre la formalité en statut de brouillon ;
• ou annuler la formalité et la supprimer du tableau de bord.
   

En attente de signature : statut des formalités qui ont été validées, vérifiées et acquittées mais qui n’ont pas encore été signées par le déclarant (action valant soumission de la formalité aux organismes destinataires).
A ce stade, le déclarant peut :

• consulter la synthèse de la formalité et le détail des sommes réglées ;
• signer la formalité, action qui déclenche immédiatement l’envoi de la formalité à l’ensemble des organismes destinataires concernés ;
• ou annuler la formalité et demander le remboursement des sommes déjà réglées.
   

En cours de validation : statut des formalités signées par le déclarant nécessitant une validation de la part des organismes destinataires. 

A ce stade, la formalité est en cours de traitement par les organismes qui vérifient l'ensemble des informations et pièces justificatives fournies. Le déclarant ne peut donc plus modifier le contenu de la formalité mais il peut :

• consulter la synthèse de la formalité et le détail des sommes réglées ;
• ou consulter le statut de suivi de la formalité auprès de chacun des organismes compétents pour traiter les formalités d'entreprise.
   

En attente de régularisation : statut des formalités si un organisme en charge de la validation estime que la formalité est incomplète et nécessite des corrections ou l’ajout de pièces justificatives complémentaires de la part du déclarant.
Ce statut suspend le délai dont dispose l’organisme compétent pour effectuer la validation. Le déclarant est alors invité à modifier ou apporter les compléments d’informations demandés depuis le formulaire de saisie de la formalité.

Attention :

• Si aucune action n’est effectuée par le déclarant à l’issue d’un délai de 15 jours, la formalité sera automatiquement rejetée.
• Selon les modifications apportées, cette étape peut nécessiter le règlement de frais complémentaires.
• Dans tous les cas une nouvelle signature de l’ensemble des éléments déclarés est requise. Lorsque le déclarant valide sa signature, la formalité repasse alors au statut « En cours de validation ».

 
Validée et archivée : La formalité est validée, les effets de la formalité (création, modification ou cessation) sont inscrits aux différents registres concernés.

Une fois archivée, la formalité est terminée et ne peut plus faire l'objet de modifications. Elle sera conservée sur le site du Guichet unique où le déclarant pourra la consulter pendant trois ans.

Rejetée : A l’issue de l’étape « en cours de validation », la formalité a été rejetée : cette déclaration ne fait donc l’objet d’aucune nouvelle inscription dans les registres concernés.
Le déclarant peut contester cette décision dans les délais légaux par un recours formé devant les juridictions compétentes ou effectuer une nouvelle formalité sur le guichet formalités.